In dit artikel beschrijf ik het principe van gelaagd
roosteren. Het roosteren in
lagen is goed toepasbaar in werkprocessen met een sterk wisselende capaciteitsvraag.
Pieken en dalen verschillen per dag en per dienst. Met gelaagd roosteren zijn we in staat om
roosterarrangementen op een afdeling aan te bieden die verschillen in sociale
en fysieke belasting.
Download
hier het artikel in pdf formaat
Een belangrijk voordeel is dat bij gelaagd roosteren de roosterergonomie
als uitgangspunt genomen wordt. Doel is om de arbeidsbelasting van
onregelmatige werktijden en met name nachtdiensten zoveel mogelijk te beperken
door regelmatige en voorspelbare roosters te maken. Binnen de grenzen en
speelruimte van de roosterergonomie kan vervolgens vorm worden gegeven aan
nadere individuele werk/privé wensen.
Door gelaagd roosteren ontstaan als ware verschillende
roosterarrangementen voor werknemers. Het is mogelijk om te kiezen voor de laag
met nachtdiensten, maar ook voor de arrangementslaag vroeg/laat of zelfs alleen
maar vroeg. De roosterarrangementen verschillen in arbeidsbelasting en
(daardoor) in beloning. Bij elk roosterarrangement hoort een eigen toeslag.
Gelaagd roosteren/verschillende roosterarrangementen maakt
het mogelijk om tegemoet te komen aan levensfase bewuste werktijden en beleid
gericht op duurzame inzetbaarheid van werknemers. Naarmate de leeftijd stijgt,
neemt de weerbaarheid tegen het werken in nachtdiensten af. Cao-afspraken over
het recht op uittreden uit nachtdiensten vanaf bijvoorbeeld 55 jaar verliezen
hun houdbaarheid omdat de groep 50+ werknemers in bedrijven en instellingen zo
groot is, dat er geen alternatieve werkgelegenheid gevonden kan worden. Door
middel van gelaagd roosteren kan er voor gekozen worden om een deel van de
werknemers wel in de laag/arrangement met nachtdiensten te laten werken, maar
tegelijkertijd ook roosterlagen ter beschikking te hebben waarin wel in onregelmatige
werktijden (Vroeg, Laat, Weekend diensten) maar niet in de belastende
nachtdienst wordt gewerkt. Vooral voor een oudere/ouder wordende populatie kan
gelaagd roosteren een nieuwe impuls zijn om langer doorwerken op de eigen
vertrouwde werkplek mogelijk te maken.
Gelaagd roosteren stapt af van traditionele collectieve manier
van roosteren in de industrie waar iedereen hetzelfde rooster werkt en dus ook
dezelfde speelruimte heeft wat betreft de afstemming van werk en privé en de fysieke
belasting. Gelaagd roosteren brengt daarin keuzes aan.
Tegelijkertijd is gelaagd roosteren voor de ziekenhuizen en
de zorg een manier om meer aandacht te besteden aan de roosterergonomie en een
alternatief te ontwikkelen voor sterk geïndividualiseerde werktijden waarin de afstemming
van werk en privé dominant is en weinig aandacht besteedt kan worden aan minder
belastende roosters en gezonde werktijdarrangementen.
Huidige praktijk van
roosteren in ziekenhuizen.
Als voorbeeld neem ik een verpleegafdeling met 29 bedden. De
werkomvang is geconcentreerd in de ochtenddienst en neemt richting de
nachtdienst stapsgewijs af. Tijdens de ochtenddienst is een bezetting van 6
mensen noodzakelijk, vanaf de middag worden 4 mensen ingezet en tijdens de
nacht
De roosterplanner moet met deze bezettingseisen elke dag en
elke week een rooster maken waarin de volgende hoeveelheid diensten worden
ingeroosterd:
|
PER DAG
|
PER WEEK
|
PER 4 WEKEN
|
VROEGE DIENST
|
6
|
42
|
168
|
LATE DIENST
|
4
|
28
|
112
|
NACHT DIENST
|
2
|
14
|
56
|
In de huidige praktijk van ziekenhuis-roostering worden
vervolgens schema’s gemaakt middels individuele roosters c.q. roosterregels.
Dit betekent dat de 168 vroege diensten, 112 late diensten en 56 nachtdiensten middels
een rooster verdeeld worden over alle werknemers. Rooster technisch gezegd:
alle diensten moeten verdeeld worden over bijvoorbeeld 40 of meer individuele
roosterregels.
Dit wordt ingegeven doordat:
- Er veel variatie zit in de omvang van de
contractuele arbeidsduur,
- Er meer mogelijkheden zijn om werk en privé
wensen in het rooster vorm te geven,
- En een zekere mate van ingesleten informele
cultuur “we doen dat al jaren zo” bestaat.
Werknemers kunnen vooraf een aantal wensen doorgeven en
roosterplanners ontwikkelen op basis van bovenstaande bezettingseisen en
individuele wensen een werktijdenschema en publiceren een roostervoorstel. Na
publicatie start een omvangrijk proces van ruilen van diensten tussen
medewerkers. Dit leidt tot mutaties (soms tot 50% mutatie van het gepubliceerde
rooster) met als opbrengst een gerealiseerd rooster wat sterk is afgestemd op
de werk en privé wensen van werknemers. Het aansluiten van de werktijden op de
privé situatie is een sterk punt van het roosterproces in ziekenhuizen en wordt
in hoge mate gewaardeerd door de betreffende werknemers.
Tegelijkertijd ontstaan door de ver doorgevoerde
individualisering belangrijke nadelen:
- Het roosterproces veroorzaakt een hoge
administratieve last en overhead. Voor elke roosterperiode wordt de
bovenstaande procedure herhaald. Het ontwerpen van een gepubliceerd rooster en
het verwerken van de mutaties richting een gerealiseerd rooster vergt veel tijd
en aandacht.
- De uiteindelijk gerealiseerde werktijden worden
niet gestuurd vanuit kernwaarden in de roosterergonomie: roosters dienen
regelmatig en voorspelbaar te zijn en de arbeidsbelasting van vooral de
nachtdienst zoveel mogelijk te beperken
- Een check op naleving van de ATW op de
uiteindelijke gerealiseerde werktijden blijft regelmatig achterwege waardoor
het risico van overtredingen toeneemt.
- Een check op de noodzakelijk aanwezige
kwalificaties vindt bij het ruilen van diensten regelmatig niet plaats, met als
gevolg dat er per dienst wel voldoende mensen aanwezig zijn maar niet met de
benodigde skills.
- Ontzie beleid van (oudere) werknemers die minder
of niet meer in de nachtdienst kunnen willen moet per rooster en per individu
worden ingevuld.
Gelaagd roosteren als
innovatie.
Gelaagd rooster vertrekt juist wel vanuit de kernwaarden van
de roosterergonomie. Doel is om een regelmatig rooster te ontwerpen, waarin de
voorspelbaarheid van werktijden en roostervrije tijd hoog is en de belasting
van het werken op onregelmatige tijden en vooral de nachtdienst zoveel mogelijk
beperkt is.
Bij het uitwerken van onderstaand voorbeeld ga ik in eerste
instantie uit van werknemers met een fulltime arbeidscontract. Het principe van
het roosteren in lagen is daarmee makkelijker te beschrijven en wordt ook beter
toepasbaar voor bedrijven in de Industrie. Daar zijn fulltime banen immers
gemeengoed.
Deze praktijk komt natuurlijk niet overeen met de grote
variëteit aan arbeidscontracten in ziekenhuizen. In het laatste deel van de
beschrijving ga ik dan ook in hoe gelaagd roosteren ook toepasbaar gemaakt kan
worden voor afdelingen met veel deeltijd contracten.
De roosterraar moet per dag en per week dus de volgende
bezetting afdekken:
|
PER DAG
|
PER WEEK
|
VROEGE DIENST
|
6
|
42
|
LATE DIENST
|
4
|
28
|
NACHT DIENST
|
2
|
14
|
Laag 1:
Basisbezetting Vroeg, Laat en Nacht.
De eerste stap bestaat uit het herkennen van een
basisbezetting die altijd aanwezig moet zijn ondanks de pieken en dalen in de
werkvraag. In bovenstaand voorbeeld bestaat de basisbezetting uit elke dag 2
mensen aanwezig in de vroege, late en nacht dienst.
Een dergelijke basisbezetting kan eenvoudige bereikt worden
door het roosteren middels een 5 ploegendienst, zoals in de industrie wordt
gehanteerd. Het betreft een regelmatig en voorspelbaar ritme met een beperkte
verstoring van het bioritme: 2 vroeg – 2 laat -2 nacht -4 roostervrije dagen,
het zogenaamde 2-2-2 ritme.
De eerste laag wordt dan gevormd door 10 werknemers in 5
ploegen neer te zetten die een rooster gaan draaien met een cyclus van 10 weken….
WEEK
|
ma
|
di
|
wo
|
do
|
vr
|
za
|
zo
|
ma
|
di
|
wo
|
do
|
vr
|
za
|
zo
|
1-2
|
V
|
V
|
L
|
L
|
N
|
N
|
-
|
-
|
-
|
-
|
V
|
V
|
L
|
L
|
3-4
|
N
|
N
|
-
|
-
|
-
|
-
|
V
|
V
|
L
|
L
|
N
|
N
|
-
|
-
|
5-6
|
-
|
-
|
V
|
V
|
L
|
L
|
N
|
N
|
-
|
-
|
-
|
-
|
V
|
V
|
7-8
|
L
|
L
|
N
|
N
|
-
|
-
|
-
|
-
|
V
|
V
|
L
|
L
|
N
|
N
|
9-10
|
-
|
-
|
-
|
-
|
V
|
V
|
L
|
L
|
N
|
N
|
-
|
-
|
-
|
-
|
Uit ervaringen in de industrie blijkt dit type rooster een
hoge mate van voorspelbaarheid plus regelmatigheid te leveren en voldoende
hersteltijd tussen de diensten en tussen de dienstreeksen.
In de roosterplanning zijn nu door middel van deze 5
ploegendienst al een flink deel van de benodigde diensten en bijbehorende
personeelsbezetting afgedekt en blijven de volgende in te roosteren diensten
over.
|
PER DAG
|
PER WEEK
|
VROEGE DIENST
|
4
|
28
|
LATE DIENST
|
2
|
14
|
NACHT DIENST
|
0
|
0
|
Laag 2: Basisbezetting
Vroeg en Laat
In bovenstaande bezettingseisen is een tweede laag te
herkennen. Immers elke dag moeten er aanvullend 2 vroege en 2 late diensten
gepland worden bovenop de 5 ploegen-laag.
In de industrie is een rooster beschikbaar wat zich daartoe
goed leent. De tweede laag wordt gevormd door 6 mensen in 3 ploegen in een
zogenoemd 3 ploegendienst in 7 dagen rooster te plannen…
WEEK
|
ma
|
di
|
wo
|
do
|
vr
|
za
|
zo
|
1
|
-
|
-
|
V
|
V
|
V
|
-
|
-
|
2
|
L
|
L
|
L
|
-
|
-
|
V
|
V
|
3
|
V
|
V
|
-
|
L
|
L
|
L
|
L
|
…of in een snellere rotatie..
WEEK
|
ma
|
di
|
wo
|
do
|
vr
|
za
|
zo
|
1
|
-
|
-
|
V
|
L
|
L
|
-
|
-
|
2
|
V
|
V
|
L
|
-
|
-
|
V
|
V
|
3
|
L
|
L
|
-
|
V
|
V
|
L
|
L
|
Ook deze roostervorm heeft een hoge graad van
voorspelbaarheid en regelmaat. Door het ontbreken van nachtdiensten is de
arbeidsbelasting beperkt.
Door de introductie van 2 lagen zijn alle late en
nachtdiensten ingevuld en blijven er alleen nog vroege diensten over.
|
PER DAG
|
PER WEEK
|
VROEGE DIENST
|
2
|
14
|
LATE DIENST
|
0
|
0
|
NACHT DIENST
|
0
|
0
|
Laag 3: resterende
Vroege Diensten in plannen.
In de roosterplanning zijn nu door middel van twee lagen
alle late en nachtdiensten ingeroosterd. De derde laag wordt dan gevormd door
een rooster waarin alleen vroege diensten zijn geroosterd.
Met deeltijdcontracten kunnen deze diensten door
bijvoorbeeld 4 mensen uitgevoerd worden.
Met als bijpassend twee voorbeelden van roostermogelijkheden
(uitgeschreven voor 2 weken)….
WRK
|
ma
|
di
|
wo
|
do
|
vr
|
za
|
zo
|
ma
|
di
|
wo
|
do
|
vr
|
za
|
Zo
|
A
|
O
|
-
|
-
|
O
|
O
|
-
|
-
|
O
|
O
|
-
|
-
|
O
|
O
|
-
|
B
|
O
|
O
|
-
|
-
|
O
|
O
|
-
|
-
|
O
|
O
|
-
|
-
|
O
|
O
|
C
|
-
|
O
|
O
|
-
|
-
|
O
|
O
|
-
|
-
|
O
|
O
|
-
|
-
|
O
|
D
|
-
|
-
|
O
|
O
|
-
|
-
|
O
|
O
|
-
|
-
|
O
|
O
|
-
|
-
|
…of in een langzamer rotatie….
WRK
|
ma
|
di
|
wo
|
do
|
vr
|
za
|
zo
|
ma
|
di
|
wo
|
do
|
vr
|
za
|
Zo
|
A
|
O
|
O
|
O
|
O
|
-
|
-
|
-
|
-
|
O
|
O
|
O
|
O
|
-
|
-
|
B
|
O
|
O
|
O
|
O
|
-
|
-
|
-
|
-
|
O
|
O
|
O
|
O
|
-
|
-
|
C
|
-
|
-
|
-
|
-
|
O
|
O
|
O
|
O
|
-
|
-
|
-
|
-
|
O
|
O
|
D
|
-
|
-
|
-
|
-
|
O
|
O
|
O
|
O
|
-
|
-
|
-
|
-
|
O
|
O
|
Hier kan het voordeel van de praktijk in ziekenhuizen nog
meer oplossend vermogen bieden, immers veel verpleegkundigen werken ook in
kleinere deeltijdcontracten. In bovenstaande schema’s zijn 14 ochtenddiensten
per week verdeeld over 4 werknemers die daardoor gemiddeld 3,5 dienst (28 uur)
per week werken. Dezelfde 14 diensten kunnen ook verdeeld worden over 6 of meer
werknemers met een deeltijdcontract.
Op maat snijden voor
ziekenhuizen: deeltijdcontracten
Door het opdelen van de bezettingseis in verschillende lagen
met bijpassende roostersystemen is een gelaagd rooster ontstaan:
Voor de dagelijkse praktijk in ziekenhuizen dienen echter
nog aanvullende aanpassingen doorgevoerd te worden. Bovenstaande uitleg van
gelaagd rooster is immers voornamelijk gebaseerd op de aanwezigheid van
fulltimers, terwijl in ziekenhuizen vooral met deeltijdcontracten gewerkt wordt.
In laag 3 (alleen vroege diensten in 7 dagen) is het werken
met deeltijders al ingevuld. Het principe van het verdelen van de 14 vroege
diensten over 4 of meer verpleegkundigen kan ook in de eerste en twee laag
toegepast worden, zodat het mogelijk wordt op gelaagd roosteren toe te passen
in werkprocessen met veel deeltijdcontracten. In de industrie is dit bekend
onder de termen duo- en triobanen.
In laag 1 (5 ploegendiensten) is dat bijvoorbeeld mogelijk
door het roosterritme (VVLLNN----) te verdelen over 2 werknemers met ieder een
deeltijd contract van 17 uur. De individuele roosterregels voor deze twee
werknemers zien er dan als volgt uit.
WKR
|
ma
|
di
|
wo
|
do
|
vr
|
za
|
zo
|
ma
|
di
|
wo
|
do
|
vr
|
za
|
zo
|
ma
|
di
|
FT BASIS
|
V
|
V
|
L
|
L
|
N
|
N
|
-
|
-
|
-
|
-
|
V
|
V
|
L
|
L
|
N
|
N
|
DT1
|
V
|
V
|
L
|
L
|
N
|
N
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
DT2
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
V
|
V
|
L
|
L
|
N
|
N
|
Beide werknemers krijgen dan een ritme van 6 dagen werken –
10 dagen vrij. Allerlei andere combinaties zijn mogelijk. Meer mensen doen
samen 1 roosterregel en/of het ritme wordt aangepast. In dit voorbeeld gaat het
vooral om te illustreren hoe
de collectieve roostermethode uit het gelaagd roosteren toegesneden kan worden
naar de werkpraktijk in ziekenhuizen waarin met veel deeltijdcontracten gewerkt
wordt.
Op maat snijden voor
Ziekenhuizen: werk/privé
Zo’n zelfde denkrichting kan ontwikkeld worden voor het
aanpassen van het rooster aan de werk en privé situatie, een belangrijke
verdiensten in de roosterpraktijk van ziekenhuizen. Zo is het mogelijk om laag 1
vorm te geven in een collectief roosterritme wat voor iedereen hetzelfde is en
de andere lagen meer vorm te geven volgens de huidige geïndividualiseerde
roosterpraktijk van ziekenhuis, zodat werknemers kunnen kiezen welk
ritme/systeem hen het beste ligt. Kortom, gelaagd roosteren kan ook een
combinatie zijn van lagen met collectieve roosters en lagen met sterk
geïndividualiseerde roosters.
Daarbij moet wel opgemerkt worden dat er veel verbetering
gevonden kan worden in de huidige praktijk van publiceren van roosters +
omvangrijke mutaties door het invoeren van een systeem van “mee roosteren”. Op deze wijze kunnen
privé wensen eerder in het roosterproces behartigd worden en verdwijnt de noodzaak
voor omvangrijk ruilen. Het is tevens van belang om de afstemming van werk en
privé middels geïndividualiseerde roosters in te binden door middel van
bijvoorbeeld een roosterstatuut waarin de rooster ergonomische regels zijn
opgenomen en controle vooraf op naleving van de ATW.
